Dicas Call Daniel

GTD + Outlook + OneNote

Postado on 24-07-2019 5:30


Existem muitas ferramentas que podem ser úteis para o GTD. Se você já assimilou o método e sente que está no controle, mantendo a disciplina e incorporando bem os novos hábitos, chegou a hora de escolher suas melhores ferramentas. Algo já consagrado no mercado ou no seu dia-a-dia pode transformar-se em sua melhor ferramenta para GTD. Prefira as que já conhece e domina, mas não deixe de dar uma olhadinha nas novidades de vez em quando.

 

 

Rasgando seda deliberadamente vou logo apoiando o uso do One Note. Principalmente para os novatos em GTD. Minha justificativa é simples: no começo da implementação do método GTD enroscamos em muitos pontos de dúvida. Qual o melhor nome, o melhor local ou agrupamento...  sem perceber paramos todo o processo tentando decidir isso. Escolher o melhor exige um bom planejamento e muita tentativa e erro. Pode ser preciso refazer tudo. Quanto mais simples for para mudar tudo, melhor. 

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Dicas de Outlook: Como Exportar Dados do Outlook para o Excel para totalizar horas

Postado on 17-07-2019 5:30

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Como arquivar e-mails antigos com eficiência no Outlook

Postado on 10-07-2019 5:30

Com relação aos e-mails, um dos princípios que seguimos no GTD é separar os e-mails que demandam ação daqueles que não demandam. Um dos obstáculos que podemos encontrar no início é o grande volume de e-mails antigos acumulados na nossa caixa de entrada.

Selecionar os e-mails e arrastar para uma pasta de referência (por exemplo, Arquivo), pode ser uma opção. No entanto, quando o volume de mensagens é muito alto, isso pode não ser eficiente e até causar travamento no Outlook.

Uma técnica que pode ser aplicada é a criação de uma regra simples para mover as mensagens recebidas até uma determinada data. A regra só precisa ser executava uma vez, depois pode ser descartada ou desativada.

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Dica de Outlook - como usar os botões de votação

Postado on 17-04-2019 6:00


Seus Outlooks 2007, 2010 e 2013 possuem a opção de votação se você utilizá -los com uma conta do Exchange. Saiba neste post o que isso significa e como o uso deste recurso pode ser útil no seu dia a dia.

 

 

O recurso de enviar uma mensagem de email com uma votação automatizada é bem interessante. Pode ser útil na marcação de reuniões, pesquisa de opinião e enquetes de todo tipo.

 

Vale ressaltar que o destinatário só receberá o questionamento com todas as opções de respostas que você colocou se a conta for do Microsoft Exchange. Do contrário as perguntas não aparecem.

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Tags: Aplicativos, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autora Marcia Sisi, Autor Daniel Burd, Agenda e Calendário

Pergunte ao Daniel: Como lidar com a cota de armazenamento no Outlook?

Postado on 30-01-2019 6:30

Muitas empresas estabelecem limites para o tamanho do Outlook de seus colaboradores. Quando este limite é excedido, o Outlook simplesmente para de enviar mensagens. Gasta-se um tempo imenso tentando-se diminuir o Outlook, quer seja excluindo mensagens quer seja movendo-as. Leia aqui como driblar este problema com maestria.

 

 

Uma possibilidade muito utilizada é criar um encaminhamento de mensagens do seu Outlook email@suaempresa para outros servidores. Assim poderá apagar as mensagens do outlook tranquilo pois terá um backup no @gmail , @hotmail ou @yahoo (por exemplo).

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Como acessar a sua conta do Google pelo Outlook

Postado on 16-01-2019 6:00

GMAIL e OUTLOOK são, sem dúvida, dois dos mais populares sistemas para acesso a e- mail na atualidade.

Segundo dados do site Email Client Market Share, o Gmail é utilizado por 16% dos usuários, enquanto o Outlook e o Outlook.com somam 12% (dados de setembro/2016). Muitos adeptos do GMAIL não querem ouvir falar de OUTLOOK e vice-versa. Mas há aqueles que gostam dos dois mundos. Nesse tutorial veremos como configurar o Outlook para acessar uma conta do GMAIL.

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Tags: E-mails, Microsoft Outlook, Gmail

Pergunte ao Daniel: Como manter o sincronismo entre Outlook, Hotmail, iPhone e Android

Postado on 05-12-2018 6:00


A dúvida:

Utilizando o Outlook, ao se criar um compromisso a partir de um e-mail ele não é sincronizado com o iPhone da forma esperada.
Como resolver isso?

Resolução do problema:

iPhone: 

É muito útil ter o conteúdo do e-mail à mão no momento do compromisso não é mesmo?

E o procedimento descrito na apostila 

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Dica de Outlook: Como criar Reuniões

Postado on 28-11-2018 5:30

Antes de sua próxima reunião, lembre-se de praticar uma respiração profunda como indica o MIND.

Mas melhore também a efetividade de suas reuniões usando o Outlook. Ele verifica as agendas dos participantes para entendermos quem pode ou não e oferece os melhores horários.

 

 

 

Por causa da disponibilidade das pessoas selecionadas, você pode optar também por marcar algumas das pessoas como opcionais, aumentando suas chances de encontrar um horário. O Microsoft Outlook tem o recurso de autoescolher, baseado nas seleções de pessoas e suas respectivas agendas.

 

Neste vídeo tutorial, você entenderá como fazer em menos de 4 minutos.

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Tags: Reuniões, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autor Daniel Burd, Agenda e Calendário, Dicas de Outlook

Como gerenciar os modos de exibição do Outlook

Postado on 17-10-2018 5:30

No treinamento Método GTD para Mais Produtividade e Menos Estresse mostramos o recurso de formatação condicional do Outlook que nos ajuda a priorizar e- mails. Criamos as regras somente Eu (com maior destaque) e Eu em cópia (menor destaque).

Como foi visto, as regras criadas valem sempre para a pasta onde foram criadas. Então se criamos a regra na Caixa de Entrada, os e-mails dessa pasta serão coloridos conforme a regra.

Nesse tutorial mostraremos como fazer para que as mesmas regras sejam aplicadas nas demais pastas.

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Truques para aumentar sua produtividade no Outlook

Postado on 16-05-2018 5:30

Milhões de pessoas usam o Microsoft Outlook todos os dias para gerenciar seus e-mails e agendas no trabalho. Isso não é surpresa, já que o Office é a plataforma de colaboração e produtividade mais popular do mundo. Mas a verdade é que poucas pessoas realmente sabem como aproveitar todos os recursos e benefícios do Outlook.

Seja você um contador, advogado ou profissional de marketing, aprender alguns truques simples pode economizar seu tempo, ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência e colaborar melhor com colegas e clientes.

Aqui estão sete truques simples do Microsoft Outlook que você pode usar para levar sua produtividade ao próximo nível:

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Tags: Microsoft Outlook, Outlook 2013, Dicas de Outlook, Opções avançadas, Regras, PayPal, Partes rápidas, Respostas padrão, Notas Post It, Alias, Limpar Pasta, Alertas

Como criar e restaurar backup do Outlook 2007

Postado on 25-04-2018 5:30

 

Quando você desejar migrar mensagens, contatos, itens de calendário, tarefas e notas do Outlook de um computador para o outro ou restaurar um backup dos seus dados do Outlook, o Assistente para Importação e Exportação é a maneira mais fácil para fazer isso.

Coleção: “Pergunte ao Daniel e sua equipe”, Resposta: Renata Montone.

 

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Tags: Coleção Pergunte ao Daniel e sua equipe, Autora Renata Montone, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autor Daniel Burd, *Temas em destaque, *Desenvolvimento pessoal, Planejamento, Rotinas

Dica de Outlook 2010 e 2013: Como fazer Backup

Postado on 28-02-2018 5:30

Muitas de suas mensagens do Outlook possuem função crítica, e fazer uma cópia de segurança poderá salvar a situação. Veja neste vídeo rápido como se faz isso.

 

 

Você vai aprender como exportar e importar estes dados tão importantes. Assim poderá realizar o processo na frequência que considerar necessária.

 

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Dicas de Outlook 2013 - como categorizar os e-mails de clientes importantes

Postado on 07-02-2018 5:30

 

Você está esperando ansiosamente um e-mail de um cliente VIP e gostaria de vê-lo em destaque? Gostaria de destacar todos os e-mails dos clientes mais importantes? Ou talvez queira simplesmente reconhecer rapidamente todos os e-mails vindos do seu gestor? Para resolver isso, você pode categorizar estes e-mails, veja como neste artigo.

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6 ferramentas para GTD

Postado on 31-01-2018 6:00

Algumas ferramentas já estão tão consagradas no uso do GTD que o próprio David Allen fornece dicas de uso para elas. Posso citar Outlook,  Evernote, OmniFocus como as que possuem tutoriais no site DavidCo.com. Outras já não são tão usadas por lá ou aparecem apenas nas perguntas dos usuários. É sobre elas também que vamos falar aqui.

 

Se você já ouviu falar de GTD mas ainda não entendeu direito o que é isso, assista este pequeno vídeo de 30 minutos para compreender como e onde ele pode ajudá-lo.

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O que dizem os que já usam o GTD?

Postado on 10-01-2018 6:00

“Já ouvi vários executivos seniores sofisticados me dizerem que a decisão de instaurar a pergunta “Qual é a próxima ação”?” como um padrão operacional em suas organizações foi uma atitude transformadora...” Esta é uma frase do livro “A arte de Fazer Acontecer” de David Allen.

 

A maioria massiva dos que experimentaram os benefícios do GTD em sua vida garantem “Ele me salvou”. Eram executivos expostos a cobranças crescentes em suas áreas de atuação, que estavam a 3 passos de um colapso nervoso. Ou eram profissionais que haviam assumido novas e grandes responsabilidades a pouco tempo e ainda não sentiam-se confortáveis com todos os desafios do cargo. Pessoas comuns como eu e você, com mais ou menos atribuições e desafios, mas que perceberam uma mudança importante acontecer em suas vidas.

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Dica de Outlook 2013 e 2010: Como criar um novo calendário

Postado on 13-12-2017 6:00

Você sabia que pode ter e usar mais de um calendário ao mesmo tempo? Veja aqui como visualizar lado a lado seus compromissos pessoais e profissionais.

 

 

Nossa vida é uma só e o tempo disponível diariamente não aumenta só porque começamos a estudar ou ganhamos um novo membro na família. Então pode ser uma ótima ideia inserir em nossa agenda/calendário todos os compromissos assumidos para visualizar com clareza se eles cabem realmente nos dias que pensamos a princípio.

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Como usar o GTD no Microsoft Outlook - parte 1 - vídeos

Postado on 13-09-2017 6:30

 

Nosso objetivo é mais produtividade com menos estresse, para isso vamos descobrir neste artigo algumas dicas de como o Microsoft Outlook 2007 e 2010 podem facilitar nossa vida no uso do GTD.


 

O GTD roda bem em qualquer ferramenta familiar para o usuário, pode ser até no papel. Se você usa alguma ferramenta que ainda não passamos as dicas aqui, por favor, entre em contato conosco solicitando este conteúdo. Teremos prazer em produzir e compartilhar com você aqui no blog.

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Principais teclas de atalho do Windows e do Outlook

Postado on 04-05-2016 6:30


Para algumas pessoas as teclas de atalho são a coisa mais inteligente e prática que já inventaram. Para outras, só de falar no assunto já sentem arrepios. Se você faz parte do primeiro grupo mas é novato no assunto, vai adorar esta pequena lista com as mais básicas. Já se for alguém do segundo grupo gostaria de sugerir que escolha apenas uma tecla por vez e experimente por uma semana.

As chances de acabar se apaixonando são grandes.

 

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Tags: Microsoft Outlook, *Ferramentas, teclas de atalho

Se você cria arquivos em pastas particulares do Outlook, precisa saber destes detalhes importantes

Postado on 02-03-2016 17:00

Durante os treinamentos da Call Daniel para mais produtividade e menos estresse usando o GTD, muitos dos participantes usam Outlook e solicitam mais orientações sobre algumas de suas dificuldades ao lidar com os arquivos .pst e .ost do Microsoft Outlook.

Na postagem de hoje estamos reproduzindo um artigo da própria Microsoft e enviando para nossos leitores na intenção de facilitar o processo. Caso você prefira acompanhar pelo seu navegador, basta clicar aqui: link do original. Além disso incluímos mais alguns links que podem complementar, mas é importante frisar que estamos sempre dispostos a ajudar você. Utilize nosso canal "Pergunte ao Daniel e sua Equipe".

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Pergunte ao Daniel: Como recuperar meus contatos perdidos?

Postado on 24-06-2015 6:30

Pergunta: 

Formatei meu note, mas não salvei meus contatos do meu outlook 2007, como faço para recuperar?

Resposta:

Depende de como você utiliza o Outlook 2007, a que serviço se conecta. Seguem aqui algumas alternativas para Exchange, iCloud, Google e "sem outros serviços online".

 

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Utilizando o Recurso de Formatação Condicional do Calendário do Outlook

Postado on 29-04-2015 15:07

Em alguns treinamentos surgem perguntas a respeito do Calendário - se não conseguiríamos colorir compromissos de acordo com alguma condição, isso é possível utilizando-se a mesma técnica da Formatação Condicional.

No exemplo aqui, configuramos uma regra para mostrar compromissos que tenham a palavra “em trânsito” no campo Assunto, para que apareçam com a cor laranja:

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Dica de Outlook: Como compartilhar um Calendário

Postado on 14-11-2014 11:13

 

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Dicas de Outlook: Como categorizar os e-mails da minha empresa

Postado on 17-10-2014 20:15

 

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Dicas de Outlook: Como colorir os compromissos do calendário que terão a participação de outras pessoas

Postado on 10-10-2014 19:36

 

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10 plugins do Gmail que melhoram a produtividade

Postado on 12-09-2014 17:05

O Gmail adora novidades mais que qualquer outro gerenciador de e-mails e não economiza no incentivo tanto de programadores quanto de usuários para experimentar isso tudo.



 

 

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Aplicando as listas de contextos a pessoas

Postado on 29-08-2014 12:31

Da mesma forma que usamos as listas de contextos para @ Computador, @ Casa etc, podemos usar para listar assuntos que queremos tratar com pessoas que trabalhamos, nossa família e amigos: @ Fulano, @ Fulana, @ Área específica, @ Reunião semanal de área etc.

 


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Como utilizar com efetividade a sua pasta @ Aguardando resposta

Postado on 20-08-2014 17:15


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Adorei a sugestão de produtividade, mas e agora, por onde começo?

Postado on 18-07-2014 11:54

 

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Como organizar sua lista de projetos no Outlook 2010

Postado on 02-06-2014 8:05

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Encontre o próximo tempo livre para marcar uma reunião no Outlook 2010

Postado on 07-04-2014 16:37

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3 aplicativos para melhorar sua produtividade

Postado on 03-04-2014 11:04

Veja algumas características interessantes destas ferramentas antes de usá-la em seu GTD.  Considere o consenso de que nenhum aplicativo é perfeito e que o melhor para você será o que funciona para aumentar a produtividade reduzindo o estresse, vamos olhar mais de perto estes 3.
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A importância de ter um tempo livre na agenda

Postado on 27-01-2014 7:05

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15 dicas do GTD para pessoas extremamente ocupadas

Postado on 24-01-2014 10:57

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Saiba como ter mais tempo em 2014

Postado on 22-01-2014 9:05

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Como fazer a revisão anual dos seus projetos no GTD

Postado on 10-01-2014 12:39

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Entrevista com Jacques Zetune

Postado on 18-12-2013 19:13


Usar mais de uma ferramenta para gerenciar seus e-mails pode ser uma solução inovadora. Somos indivíduos criativos, muitos problemas comuns e diferentes soluções. Nesta entrevista vamosconhecer o caminho pessoal bem interessante de um usuário GTD para processar seus e-mails.

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Como continuar implementando o GTD no trabalho, além do Outlook

Postado on 02-12-2013 18:54


Além do outlook existem muitas ferramentas utilizadas pelos usuários GTD tanto no mundo físico como no virtual. Pastas coloridas, etiquetadoras, aplicativos de marcação de tempo, criação de listas ou armazenamento de referências. Veja a lista sugerida pelo próprio David Allen, com base no que os clientes dele usam. Elas podem colaborar com sua produtividade ou apenas distraí-lo do GTD, tome cuidado ao decidir alçar voo neste quesito de “novas” ferramentas ok?


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As melhores ferramentas para utilizar em reuniões

Postado on 22-11-2013 18:57

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7 perguntas e respostas sobre o GTD

Postado on 14-10-2013 18:49

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Teclas de atalho – Outlook 2007

Postado on 07-10-2013 13:37

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A importância do Verbo no GTD, uma questão de semântica.

Postado on 23-09-2013 14:14

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GTD avançado – 3 dicas nota “10”

Postado on 14-08-2013 15:13

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Aumento de produtividade - Aprenda dominar sua caixa de emails com 3 pastas

Postado on 26-03-2013 8:30

Pode até parecer impossível resolver todos os seus assuntos em apenas 3 pastas, mas não é. Imagine o aumento de produtividade que pode conseguir com isso. Temos uma tendência natural em ficar detalhando, separando os problemas em partes menores para serem mais simples de resolver e isso não é errado. Mas pense um pouco, antes de mais nada você fez uma separação “macro”, foi quando classificou algo como “um problema”. É disso que estou falando aqui.

 

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