Dicas Call Daniel

GTD + Outlook + OneNote

Postado on 24-07-2019 5:30


Existem muitas ferramentas que podem ser úteis para o GTD. Se você já assimilou o método e sente que está no controle, mantendo a disciplina e incorporando bem os novos hábitos, chegou a hora de escolher suas melhores ferramentas. Algo já consagrado no mercado ou no seu dia-a-dia pode transformar-se em sua melhor ferramenta para GTD. Prefira as que já conhece e domina, mas não deixe de dar uma olhadinha nas novidades de vez em quando.

 

 

Rasgando seda deliberadamente vou logo apoiando o uso do One Note. Principalmente para os novatos em GTD. Minha justificativa é simples: no começo da implementação do método GTD enroscamos em muitos pontos de dúvida. Qual o melhor nome, o melhor local ou agrupamento...  sem perceber paramos todo o processo tentando decidir isso. Escolher o melhor exige um bom planejamento e muita tentativa e erro. Pode ser preciso refazer tudo. Quanto mais simples for para mudar tudo, melhor. 

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Tags: Microsoft OneNote, Treinamento em Gestão do tempo, Aplicativos, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autora Marcia Sisi, Autor Daniel Burd

Dicas de Outlook: Como Exportar Dados do Outlook para o Excel para totalizar horas

Postado on 17-07-2019 5:30

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Dica de Outlook - como usar os botões de votação

Postado on 17-04-2019 6:00


Seus Outlooks 2007, 2010 e 2013 possuem a opção de votação se você utilizá -los com uma conta do Exchange. Saiba neste post o que isso significa e como o uso deste recurso pode ser útil no seu dia a dia.

 

 

O recurso de enviar uma mensagem de email com uma votação automatizada é bem interessante. Pode ser útil na marcação de reuniões, pesquisa de opinião e enquetes de todo tipo.

 

Vale ressaltar que o destinatário só receberá o questionamento com todas as opções de respostas que você colocou se a conta for do Microsoft Exchange. Do contrário as perguntas não aparecem.

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Tags: Aplicativos, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autora Marcia Sisi, Autor Daniel Burd, Agenda e Calendário

Capturar, Esclarecer e Organizar do GTD no Gmail, Tarefas, Agenda, Drive e Keep

Postado on 10-04-2019 5:30

Este é um artigo da Série "Ferramentas" / "Aplicativos": GTD + GSuite. São 5 artigos ao todo.

Neste vamos mostrar como fazer o "Capturar, Esclarecer e Organizar do GTD" no Gmail, Tarefas, Agenda, Drive e Keep, acessar as configurações do Gmail, algumas dicas de GTD para estes passos e aprender a usar o novo recurso Adiar do Gmail. Vem comigo!

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Veja como utilizar mapas mentais

Postado on 13-02-2019 6:00

O que são mapas mentais, para que servem e como usá-los. Estas são suas dúvidas? Este artigo pretende respondê-las.

 

 

Mapas mentais são representações gráficas utilizadas para apoiar seus pensamentos em torno de um tema ou conjunto de temas específicos. Não existem restrições, sua imaginação é o limite. Desde simples listas de tarefas até o gerenciamento de um grande projeto, qualquer pensamento pode ser beneficiado por um mapa mental.

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Pergunte ao Daniel: Como lidar com a cota de armazenamento no Outlook?

Postado on 30-01-2019 6:30

Muitas empresas estabelecem limites para o tamanho do Outlook de seus colaboradores. Quando este limite é excedido, o Outlook simplesmente para de enviar mensagens. Gasta-se um tempo imenso tentando-se diminuir o Outlook, quer seja excluindo mensagens quer seja movendo-as. Leia aqui como driblar este problema com maestria.

 

 

Uma possibilidade muito utilizada é criar um encaminhamento de mensagens do seu Outlook email@suaempresa para outros servidores. Assim poderá apagar as mensagens do outlook tranquilo pois terá um backup no @gmail , @hotmail ou @yahoo (por exemplo).

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Chegou a hora de agir? Sim. Veja o Engajar do GTD.

Postado on 01-08-2018 5:00

Este é um artigo da Série "Ferramentas" / "Aplicativos": GTD + GSuite. Clique aqui para ver os outros da mesma série.

Neste último artigo da Série GTD+GSuite vamos mostrar uma sugestão de sequência para o Engajar, aprender como marcar Feito usando estas ferramentas e o que fazer se a internet parar (ativação do recurso off line).

 

Engajar

 

Chegou a hora de agir? Sim.

Com um sistema confiável (constantemente revisado/atualizado) podemos tomar decisões sobre o que fazer, tranquilos de que será o que realmente importa.

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5 sugestões para transformar as "coisas" em "@ações" + Refletir do GTD usando GSuite

Postado on 25-07-2018 5:30

Este é um artigo da Série "Ferramentas" / "Aplicativos": GTD + GSuite. Clique aqui para ver os outros da mesma série.

Neste vamos mostrar algumas dicas para uma boa revisão, recomendações de como fazer para respeitar sua humanidade e 5 sugestões para transformar as "coisas" em "@ações". 

 

Refletir

 

Para que o sistema se mantenha organizado e funcional será necessário Revisar regularmente. É esta revisão que garante nossa paz. Se faço as revisões na regularidade que minha rotina exige confio que estou sempre fazendo a coisa certa, no melhor momento possível. Afinal meu inventário está completo e atualizado, meus horizontes estão em foco e integrados.

 

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Minha rotina como exemplo de GTD usando GSuite

Postado on 18-07-2018 5:30

 

Este é um artigo da Série "Ferramentas" / "Aplicativos": GTD + GSuite, indicada para pessoas com grande familiaridade em ambas as ferramentas.

Neste artigo vamos espiar minha rotina GTD (ainda bem longe da perfeição)    usando Gmail, Tarefas, Agenda, Drive e Keep, além de conferir o recurso Arquivar já na visualização da mensagem fechada, a novidade Adiar E-mails (adiados voltam sozinhos para a caixa de entrada) e até como eu lido com algumas falhas pessoais, porque não?

 

Minha rotina pode exemplificar

 

Basicamente eu começo o dia olhando o Calendário/Agenda para realizar os compromissos já agendados e faço o esclarecer pelo Gmail sempre que termino alguma tarefa (várias vezes por dia) e possua tempo (pelo menos 10 minutos para responder os emails).

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Veja como fazer o GTD nesta nova interface do Google

Postado on 13-06-2018 5:30

 

A metodologia GTD pode ser colocada em prática com sucesso em uma infinidade de ferramentas/aplicativos. Escolher a melhor para você será um exercício de tentativa e erro que pode começar por uma espiadinha em como ficou o GTD de outra pessoa naquele aplicativo específico.

Criamos a Série "Ferramentas" / "Aplicativos" na intenção de mostrar para os leitores da Call Daniel algumas boas opções, facilitando sua escolha e apoiando na implementação. Esta Série GTD + GSuite vai utilizar o Gmail em sua nova interface.

Combinando o Gmail com o Tarefas, Agenda, Drive e Keep é possível Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.

 

Vamos ver como pode ficar?

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GTD com Meister (Mapas e Tarefas) funciona?

Postado on 06-06-2018 5:30

 

Como já apresentei no artigo anterior, MindMeister é um aplicativo de mapeamento mental intuitivo que se integra perfeitamente ao MeisterTask. A integração permite que você faça um brainstorming no MindMeister e depois planeje a execução dos projetos no MeisterTask. 

 

 

Ao simular a implementação do GTD usando estas duas ferramentas integradas, a partir do Fluxo de Trabalho do GTD, foi possível perceber quão rica as ferramentas são. GTD com Meister (Mapas e Tarefas) funciona muito bem e pode facilitar bastante sua rotina principalmente para trabalhos em equipe.

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Montando o Fluxo GTD no Mapa Mental

Postado on 30-05-2018 5:30

Olá meus queridos leitores das Dicas Call Daniel, vamos esclarecer que este artigo é mais um da Série Ferramentas (passíveis de uso com o GTD) e que a ferramenta em questão é o Meister com mapas e tarefas integrados.

 

 

Como diz o próprio David

"...O caminho da maestria pode ser descrito em 3 estágios:
1. empregar os fundamentos da gestão do fluxo de trabalho;
2. implementar um sistema abrangente e integrado;
3. alavancar suas habilidades no GTD para esclarecer seu foco para uma expressão e manifestação cada vez maiores...".

 

Vamos lá

Como prometido na postagem anterior, seguem abaixo as dicas para iniciar seu GTD nas ferramentas e uma prévia de como meu sistema esta ficando, (recomendo usar o recurso de Apresentação de Slides, neste link para não assustar com o tamanho) . Com o tempo você vai alocando mais ideias e depois transformando em projetos, ações etc. Escreva nos comentários suas dúvidas para tentarmos te ajudar ok?

 

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Mapa mental com gerenciador de tarefas integrado existe?

Postado on 23-05-2018 5:30

 Sim, existe e funciona :-D

 

Se você já experimentou usar mapas mentais sabe exatamente o quanto ele facilita a visualização e organização de nossas ideias. Principalmente quando temos muitas ideias jorrando (brainstorm).

Usando o GTD, em algum momento, tudo começa se encaixar e é aí que sentimos a necessidade de definir ações concretas para fazer tudo acontecer. Seria ótimo poder criar as tarefas já a partir do mapa mental não é mesmo?

Saiba que isso é possível já há algum tempo. Quer experimentar?

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Dicas para gerenciar sua lista de tarefas sem sobrecarga

Postado on 11-04-2018 5:30

Não deixe suas listas transbordarem, evite ficar sobrecarregado por listas inchadas e fique focado no que interessa

Se é importante, anote-o

Esta é a razão pela qual você mantém uma lista de tarefas, certo? Embora isso possa parecer óbvio, é importante lembrar que, para a sua lista de tarefas funcionar, você precisa ter o hábito de escrever as tarefas importantes que deseja completar.

Isso não significa que você precisa anotar tudo, mas desenvolver seu próprio filtro mental do que é importante o suficiente para estar em sua lista de tarefas é uma parte fundamental para torná-la uma ferramenta de produtividade efetiva.

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Depoimento de uma usuária do GTD via Google

Postado on 28-03-2018 5:30

 

Olá queridos leitores das Dicas Call Daniel. Estou aqui hoje para apresentar mais uma ferramenta que pode ser útil ao nosso GTD de cada dia.

Venho tentando restringir minhas ferramentas GTD aos aplicativos grátis do Google já há bastante tempo mas, vez por outra, me rendo a experimentar alguns adicionais. Hoje vou falar do Taskary. Ele transforma a interface (horrível) do recurso Tarefas do gmail em algo muito elegante para a prática de nosso GTD via smartphone (android).

 

Gerencie suas listas de tarefas com o Taskary e faça as coisas acontecerem

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Dica de Outlook 2010 e 2013: Como fazer Backup

Postado on 28-02-2018 5:30

Muitas de suas mensagens do Outlook possuem função crítica, e fazer uma cópia de segurança poderá salvar a situação. Veja neste vídeo rápido como se faz isso.

 

 

Você vai aprender como exportar e importar estes dados tão importantes. Assim poderá realizar o processo na frequência que considerar necessária.

 

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6 ferramentas para GTD

Postado on 31-01-2018 6:00

Algumas ferramentas já estão tão consagradas no uso do GTD que o próprio David Allen fornece dicas de uso para elas. Posso citar Outlook,  Evernote, OmniFocus como as que possuem tutoriais no site DavidCo.com. Outras já não são tão usadas por lá ou aparecem apenas nas perguntas dos usuários. É sobre elas também que vamos falar aqui.

 

Se você já ouviu falar de GTD mas ainda não entendeu direito o que é isso, assista este pequeno vídeo de 30 minutos para compreender como e onde ele pode ajudá-lo.

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Dica de Outlook 2013 e 2010: Como criar um novo calendário

Postado on 13-12-2017 6:00

Você sabia que pode ter e usar mais de um calendário ao mesmo tempo? Veja aqui como visualizar lado a lado seus compromissos pessoais e profissionais.

 

 

Nossa vida é uma só e o tempo disponível diariamente não aumenta só porque começamos a estudar ou ganhamos um novo membro na família. Então pode ser uma ótima ideia inserir em nossa agenda/calendário todos os compromissos assumidos para visualizar com clareza se eles cabem realmente nos dias que pensamos a princípio.

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Como utilizar o Trello para aplicar o GTD

Postado on 30-08-2017 6:30

O Trello é mais um bom motivo para incentivá-lo a migrar seus controles do físico para o virtual. Além de um forte apelo para pessoas mais visuais, ele também tem um toque lúdico. Veja mais sobre ele e como utilizá-lo para implementar o GTD neste artigo.


O Trello conquista as pessoas principalmente pela beleza e aparente simplicidade. O usuário GTD pode gostar disso, mas as opções de compartilhamento, anexos e uma infinidade de outras também estão ali. Ele é um gerenciador de projetos colaborativo que facilita a movimentação de todos os dados dentro e fora dele. 

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Melhores aplicativos para alunos e professores em 2014

Postado on 09-08-2017 6:25

 

Felizmente os computadores e a internet vêm quebrando as barreiras educacionais e ampliando os horizontes para pais, educadores e alunos. Conheça alguns aplicativos que podem ser úteis.

 

 

Afinal a nossa escola está ou não usando os recursos tecnológicos ao seu alcance neste século 21? Muitas já estão se esbaldando, outras ainda não conseguiram nem descobrir quais são, muito menos onde estão. Criar expectativas de que saibam usar bem muitas delas, pode ser frustrante. Este é um caminho sendo percorrido e construído ao caminhar.

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Gerenciando tarefas e projetos GTD no Evernote

Postado on 03-05-2017 6:00


 

O GTD é totalmente flexível e adapta-se a qualquer ferramenta, você só precisa escolher a que mais gosta e ir ajeitando até funcionar.

 

 

Para começar bem no Evernote experimente o tutorial oficial. O próximo passo será decidir como vai se organizar dentro dele usando os conceitos do GTD. No mínimo você terá uma caixa de entrada, listas de ação e registos de calendário. Mas as possibilidades são infinitas e, para ter sucesso aqui, não tenha medo de experimentar outras soluções, mudar.

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Pergunte ao Daniel: Como recuperar meus contatos perdidos?

Postado on 24-06-2015 6:30

Pergunta: 

Formatei meu note, mas não salvei meus contatos do meu outlook 2007, como faço para recuperar?

Resposta:

Depende de como você utiliza o Outlook 2007, a que serviço se conecta. Seguem aqui algumas alternativas para Exchange, iCloud, Google e "sem outros serviços online".

 

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Utilizando o Recurso de Formatação Condicional do Calendário do Outlook

Postado on 29-04-2015 15:07

Em alguns treinamentos surgem perguntas a respeito do Calendário - se não conseguiríamos colorir compromissos de acordo com alguma condição, isso é possível utilizando-se a mesma técnica da Formatação Condicional.

No exemplo aqui, configuramos uma regra para mostrar compromissos que tenham a palavra “em trânsito” no campo Assunto, para que apareçam com a cor laranja:

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David Allen estava aqui do meu lado, vendo como faço o meu GTD

Postado on 21-01-2015 16:07

Foi uma experiência ótima. Leia mais sobre este contato entre Daniel Burd e David Allen.

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Dica de Outlook: Como compartilhar um Calendário

Postado on 14-11-2014 11:13

 

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Dicas de Outlook: Como categorizar os e-mails da minha empresa

Postado on 17-10-2014 20:15

 

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Dicas de Outlook: Como colorir os compromissos do calendário que terão a participação de outras pessoas

Postado on 10-10-2014 19:36

 

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Como usar cada rede social para obter o máximo resultado delas

Postado on 15-09-2014 15:35


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10 plugins do Gmail que melhoram a produtividade

Postado on 12-09-2014 17:05

O Gmail adora novidades mais que qualquer outro gerenciador de e-mails e não economiza no incentivo tanto de programadores quanto de usuários para experimentar isso tudo.



 

 

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Utilize um gerenciador de redes sociais para otimizar seu tempo nelas

Postado on 03-09-2014 12:51

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Processar pode ser uma brincadeira com o E-mail Game

Postado on 11-08-2014 16:27

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Organizando o GTD com o One Note

Postado on 25-06-2014 16:10


Você já entende um pouco de GTD e de OneNote, está familiarizado com suas nomenclaturas. Agora precisa de algumas sugestões para colocá-los funcionando juntos. Experimente estas!

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Entrevista com Rômulo Fernando Ferreira Júnior

Postado on 20-06-2014 17:55

Cada um de nós segue diferentes caminhos em busca de uma melhor produtividade e qualidade de vida. Hoje vamos conhecer algumas trilhas percorridas por nosso entrevistado em seu caminho GTD.

 

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5 bons aplicativos para tomar notas em qualquer lugar

Postado on 11-06-2014 16:13

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Pergunte ao Daniel: Vale a pena manter a mesma ferramenta para projetos pessoais e profissionais?

Postado on 12-05-2014 10:21

A regra geral é: sempre que possível, mantenha tudo em um único sistema. Caso não dê, ou não queira, aí sim utilize dois ou mais. Veja algumas dicas para fazer isso neste post. 

 

Só valerá a pena manter ou separar quando esta escolha oferecer mais produtividade com menos estresse em sua rotina diária. Alguns profissionais alegam que, por possuírem muitos projetos profissionais ativos simultaneamente, preferem separar os sistemas. Outros usam o mesmo argumento para mantê-los juntos.

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GTD X Microsoft Project

Postado on 07-05-2014 9:03

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Como aplicar o GTD utilizando o Wunderlist

Postado on 21-04-2014 8:43

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Quais as melhores ferramentas para utilizar o GTD segundo a equipe da Call Daniel?

Postado on 18-04-2014 9:15

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Encontre o próximo tempo livre para marcar uma reunião no Outlook 2010

Postado on 07-04-2014 16:37

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Como encontrar a melhor ferramenta para o GTD

Postado on 04-04-2014 9:07

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3 aplicativos para melhorar sua produtividade

Postado on 03-04-2014 11:04

Veja algumas características interessantes destas ferramentas antes de usá-la em seu GTD.  Considere o consenso de que nenhum aplicativo é perfeito e que o melhor para você será o que funciona para aumentar a produtividade reduzindo o estresse, vamos olhar mais de perto estes 3.
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Aplicativos usados com o GTD – Getting Things Done

Postado on 02-04-2014 14:49

Claro que esta lista está crescendo sem parar. Prometo mantê-la atualizada e conto com sua colaboração para isso. Você descobriu mais uma ferramenta? Conte pra gente que incluiremos na lista.

 

 

Nós íamos separar os aplicativos usando o critério características e recursos. Mas como as ferramentas andam se atualizando e se reinventando muito rapidamente preferimos colocar os links para o site do desenvolvedor. Assim você terá sempre a informação mais atualizada, direto da fonte. Nem mesmo a marcação sobre a língua em que está a ferramenta (no momento) está listada porque as traduções para o português estão chegando cada vez mais rápido. Nunca esqueça de que no GooglePlay você encontra as explicações e resenhas para os que rodam também em Android.

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Será este o nosso adeus aos e-mails?

Postado on 17-01-2014 10:34

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Amantes do Mailbox, send later!

Postado on 25-12-2013 18:23

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Entrevista com Jacques Zetune

Postado on 18-12-2013 19:13


Usar mais de uma ferramenta para gerenciar seus e-mails pode ser uma solução inovadora. Somos indivíduos criativos, muitos problemas comuns e diferentes soluções. Nesta entrevista vamosconhecer o caminho pessoal bem interessante de um usuário GTD para processar seus e-mails.

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Como continuar implementando o GTD no trabalho, além do Outlook

Postado on 02-12-2013 18:54


Além do outlook existem muitas ferramentas utilizadas pelos usuários GTD tanto no mundo físico como no virtual. Pastas coloridas, etiquetadoras, aplicativos de marcação de tempo, criação de listas ou armazenamento de referências. Veja a lista sugerida pelo próprio David Allen, com base no que os clientes dele usam. Elas podem colaborar com sua produtividade ou apenas distraí-lo do GTD, tome cuidado ao decidir alçar voo neste quesito de “novas” ferramentas ok?


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As melhores ferramentas para utilizar em reuniões

Postado on 22-11-2013 18:57

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Teclas de atalho – Outlook 2007

Postado on 07-10-2013 13:37

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Teclas de atalho em português, para RememberMilk

Postado on 04-10-2013 17:21

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Mais ferramentas para GTD

Postado on 02-10-2013 16:38

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Produtividade tem nome: GTD

Postado on 27-09-2013 15:45

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