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Pergunte ao Daniel: Como lidar com a cota de armazenamento no Outlook?

Postado em on 30-01-2019 6:30

Muitas empresas estabelecem limites para o tamanho do Outlook de seus colaboradores. Quando este limite é excedido, o Outlook simplesmente para de enviar mensagens. Gasta-se um tempo imenso tentando-se diminuir o Outlook, quer seja excluindo mensagens quer seja movendo-as. Leia aqui como driblar este problema com maestria.

 

pergunte calldaniel gde

 

Uma possibilidade muito utilizada é criar um encaminhamento de mensagens do seu Outlook email@suaempresa para outros servidores. Assim poderá apagar as mensagens do outlook tranquilo pois terá um backup no @gmail , @hotmail ou @yahoo (por exemplo).

 

Considerando que você não tem autorização da empresa para ficar armazenando mensagens, que podem ser confidenciais, em outros servidores, faça assim:





  • Revisando o tamanho da caixa de correio

    • Clique com o botão direito na Caixa de Entrada, depois em propriedades.

    • Na janela que surge, guia geral, clique em Tamanho da pasta e confira o espaço usado atual.

  • Uma vez verificado que precisa apagar suas mensagens antes de atingir o volume de travamento, será o momento de criar um backup para poder apagá-las.

    • Veja a seguir:

 

 

Para a versão 2010 clique na guia “Página inicial” em “Novos itens” (1) depois “Mais itens” (2). Esteja atento ao local de salvamento para encontrar depois, uma pasta como “fevereiro2014” pode ser uma boa ideia. Este arquivo *.pst, salvo no local que você escolheu em seu disco local, é o que contém suas mensagens. Por estar em seu hd não está sujeito ao tamanho restrito de seu servidor da empresa.

 

A imagem abaixo mostra onde está seu novo *.pst e a possibilidade de mover suas mensagens selecionadas para lá.

 





 
 

Arquivamento automático

Para uma manutenção de arquivamento automático clique no menu “Arquivo” (1), “Informações” (2), “Ferramentas de Limpeza” (3). Repare que ele possui três boas possibilidades (4) a sua escolha.




 

 

 

No próximo post abordaremos: Arquivamento manual, Cópia de Segurança e Limpando a Caixa de Correio.

 

Com estas primeiras providências você já não corre mais o risco de ter seu Outlook travado, mas as dicas continuam no próximo. Aguarde!

 

Você já visitou nosso canal do Youtube? Ele está recheado de vídeos de customização do Outlook para GTD.

Até mais,

Daniel Burd

Especialista em Produtividade e Gestão do Tempo da Call Daniel

 

Tags: Melhorando a produtividade, Coleção Pergunte ao Daniel e sua equipe, Aplicativos, Microsoft Outlook, *Ferramentas, Autor Daniel Burd, Daniel Burd, *Temas em destaque, *Call Daniel, Rotinas

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