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Como arquivar e-mails antigos com eficiência no Outlook

Postado em on 12-10-2016 6:00

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Com relação aos e-mails, um dos princípios que seguimos no GTD é separar os e-mails que demandam ação daqueles que não demandam. Um dos obstáculos que podemos encontrar no início é o grande volume de e-mails antigos acumulados na nossa caixa de entrada.

Selecionar os e-mails e arrastar para uma pasta de referência (por exemplo, Arquivo), pode ser uma opção. No entanto, quando o volume de mensagens é muito alto, isso pode não ser eficiente e até causar travamento no Outlook.

Uma técnica que pode ser aplicada é a criação de uma regra simples para mover as mensagens recebidas até uma determinada data. A regra só precisa ser executava uma vez, depois pode ser descartada ou desativada.

 

Criação de regra para mover mensagens recebidas até uma determinada data

  1. Clique na pasta onde estão as mensagens que deseja mover;
  2. Clique com o botão direito em qualquer e-mail, depois em Regras e Criar Regra;
  3. Clique em Opções Avançadas. Você verá a seguinte tela:outlook1.png
  4. Localize e marque a opção recebida em um intervalo de tempo específico;
  5. Depois, clique no link indicado na figura anterior em um intervalo de tempo específico e verá a janela Data de recebimento. Marque a opção Recebida antes de e informe a data que deseja utilizar para fazer o procedimento. Por exemplo, 01/09/2016 fará com que os e-mails recebidos até 31/08/2016 sejam movidos:outlook2.png
  6. Clique em Ok e depois em Próximo;
  7. Na janela que aparece, localize e marque a opção mover para a pasta específica. Na parte inferior da janela, clique no link conforme indicado na figura: outlook3.png
  8. Na janela Regras e Alertas, selecione a pasta de destino desejada (no exemplo da figura abaixo a pasta escolhida foi Arquivo). Depois, clique em Ok;outlook4.png
  9. Clique em Próximo e depois em Próximo novamente, você verá uma tela como a seguinte. Marque a opção Executar essa regra agora nas mensagens e clique em Concluiroutlook5.png
  10. O Outlook moverá os e-mails do período especificado para a pasta destino. Dependendo da quantidade de e-mails o processo pode levar vários minutos.

outlook6.png 

 

 

Excluindo a regra ou tornando a regra inativa

Depois de concluído o processo de mover os e-mails antigos, você não precisará mais da regra criada podendo excluí-la ou torná-la inativa. Para isso:

  1. Clique com o botão direito em Regras e depois em Gerenciar Regras e Alertas. Você verá a lista de regras como na figura: outlook7.png
  2. Para tornar a regra inativa, sem excluí-la, desmarque a caixa de verificação do lado esquerdo da regra como mostrado na figura. Se preferir, clique no botão Excluir para eliminar a regra.

 

 

Tags: E-mails, Microsoft Outlook, Dicas de Outlook, arquivos.pst

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